Una modalità che, secondo studiosi e politici, permette di facilitare la positiva gestione di lavoro e famiglia è quella denominata smart working (letteralmente “lavoro intelligente”). Si tratta di un sistema lavorativo che consente al dipendente di godere di maggiore autonomia in termini di orario e sede lavorativa. A differenza del più noto telelavoro, lo smart working non prevede che il lavoro svolto al di fuori dell’ambiente aziendale venga compiuto a casa, rendendo quindi libero il dipendente di scegliere ogni volta dove dedicare tempo all’attività lavorativa. Inoltre, lo smart working è un aspetto che può caratterizzare il lavoro e non una tipologia contrattuale pertanto deve essere una scelta volontaria del lavoratore e può essere implementato anche dopo la stipula del contratto (e allo stesso modo interrotto senza pregiudicare la continuità del rapporto lavorativo).

Gli effetti dello smart working sulle aziende

In Italia né il telelavoro né tantomeno lo smart working hanno ricevuto consenso, nonostante i risultati ottenuti dalle aziende che hanno introdotti tali modalità di lavoro siano decisamente incoraggianti. Il risultato più significativo indica che chi lavora al di fuori degli spazi aziendali è più produttivo rispetto ai colleghi che lavorano in ufficio, per quanto riguarda le aziende di grandi dimensioni questa discrepanza si attesta intorno al 35-40%. Inoltre, i dati relativi ai tassi di assenteismo si riducono del 60%, grazie alla non obbligatorietà della presenza in ufficio e alla conseguente possibilità di lavorare da remoto e dove si preferisce. In aggiunta a tali risultati già di per sé positivi, va considerato un incremento della soddisfazione lavorativa che implica minori probabilità di ricerca di un nuovo impiego, quindi riduzione dei livelli di turnover e dei costi legati alla formazione dei newcomers.
Secondo uno studio condotto dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’implementazione del sistema smart working consentirebbe alle aziende italiane un aumento in termini produttivi pari a 27 miliardi di euro e una diminuzione dei costi fissi di circa 10 miliardi di euro, dove per costi fissi si intendono le spese che un’azienda deve affrontare a prescindere dalla produzione e dai ricavi da essa derivati, e che sono legati all’acquisto o affitto dell’immobile, agli strumenti di lavoro (pc, telefono) e al corretto mantenimento dei locali adibiti ad ufficio (luce, acqua, riscaldamento/aria condizionata).

Come detto, in Italia le aziende che hanno deciso di implementare le pratiche suggerite dallo smart working sono decisamente poche, questo perché tale passaggio implica un importante cambiamento culturale, una sorta di rivoluzione della cultura organizzativa che caratterizza le imprese del nostro Paese. Con l’introduzione dello smart working infatti si rende necessaria una riorganizzazione dell’idea stessa di lavoratore dipendente come persona che entra in ufficio ad un orario stabilito per uscirne dopo (di norma) 8 ore lavorative, spesso tracciando ingresso e uscita tramite la timbratura del cartellino. Il lavoro andrebbe organizzato per obiettivi che la persona è chiamata a raggiungere, lasciando però al dipendente la gestione autonoma di tempi e modi.

Alla base di questa modalità di lavoro flessibile è necessario che ci sia una profonda fiducia da parte del datore di lavoro, perché altrimenti si domanderà: oggi che non è in ufficio, cosa farà?

È fondamentale pertanto chiarire in quale misura il lavoratore può svolgere il proprio lavoro al di fuori degli spazi aziendali, ipotizzando una sorta di calendario delle presenze. Grazie allo smart working, diversamente dal telelavoro, il dipendente non è escluso dalle dinamiche aziendali e pertanto dispone delle stesse informazioni dei colleghi che passano tutte le 40 ore in azienda.

I benefici dello smart working per i lavoratori

Precedentemente sono stati illustrati i benefici che l’introduzione dello smart working ha per l’azienda, ma quali sono quelli per i lavoratori?

Secondo alcuni studiosi, lo smart working permetterebbe alle donne di ambire a posizioni di responsabilità e coordinamento di risorse senza tralasciare la cura della famiglia. Un esempio può essere quello di una donna che al rientro dalla maternità decide di usufruire della modalità smart working per poter rimanere a casa col figlio durante il pomeriggio continuando a frequentare l’ufficio durante la mattina, magari sfruttando i momenti in cui il figlio dorme per procedere nelle attività lavorative.

Riguarda tutti i dipendenti, a prescindere dalle esigenze familiari, la possibilità di lavorare da casa alcuni giorni a settimana evitando così gli spostamenti necessari per raggiungere il luogo di lavoro e conseguentemente di diminuire le spese investite in benzina per l’auto o costi per l’utilizzo dei mezzi pubblici. Infatti, secondo la regolamentazione che definisce lo smart working, in accordo con il datore di lavoro, il dipendente può decidere di lavorare al di fuori della sede lavorativa fino al 50% del totale delle ore previste da contratto.

Lo smart working è una rivoluzione che va gestita e implementata con la partecipazione di tutte le figure che in azienda ricoprono ruoli dirigenziali e di coordinamento, perché se non è facile supervisionare e collaborare quando si è nel medesimo ufficio, ancora meno lo sarà se il proprio staff è dislocato su diverse sedi. È pertanto opportuno rendere più flessibili le procedure in modo tale da non precludere i propri dipendenti da un’opportunità di gestione del proprio lavoro che ha dimostrato avere diversi effetti positivi non solo sui lavoratori, ma soprattutto sull’azienda.

È fondamentale investire sulla comunicazione, soprattutto quella veicolata attraverso la tecnologia, per evitare che la lontananza fisica durante i momenti di confronto col gruppo di lavoro sfoci in problematiche che si ripercuotono sui risultati lavorativi.

Non dimentichiamo che smart working significa lavorare per obiettivi e se le modalità che lo caratterizzano anziché facilitare il raggiungimento di tali traguardi lo ostacolano, allora non è stato concepito del tutto l’aspetto smart della riforma.