Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?

– Albert Einstein –

La scrivania, lo spazio in cui si svolgono la maggior parte delle attività tipiche di molti lavori, soprattutto di quello d’ufficio, non è utile solamente in quanto postazione, ma ha anche un’influenza psicologica sul modo di lavorare – e di conseguenza sulla performance – dei dipendenti.

I ricercatori Vohs, Redden e Rahinel, nel 2013, hanno dimostrato scientificamente che l’ordine o il disordine di un ambiente di lavoro influiscono sulle decisioni morali, sulle scelte di vita e sul pensiero divergente.

Secondo il loro studio, non sarà quindi più possibile rimproverare il collega disordinato, con la scrivania ingombra di fogli, penne e post-it!

La ricerca ha infatti dimostrato come il caos sia un potente alleato della creatività. Di fronte alla richiesta di inventare dei nuovi utilizzi per delle palline da ping-pong, il gruppo di partecipanti all’esperimento collocato in un ambiente disordinato, con materiale sparso sulla scrivania, ha prodotto un maggior numero di idee e molto più innovative. Secondo gli autori, gli stimoli legati al disordine favoriscono il pensiero divergente poiché rompono le convenzioni sociali; contrario alle aspettative di chi entra in una stanza, che ci si immagina perfettamente in ordine soprattutto nel caso di un esperimento scientifico, un ambiente disordinato manda messaggi di informalità e libertà, rendendo le persone più propense a non limitare la propria fantasia e le proprie idee e stimolando il pensiero laterale. Inoltre, il disordine sembra stimolare anche il desiderio per le novità: i partecipanti che avevano fatto il test nella stanza disordinata, chiamati a scegliere tra due assortimenti, “nuovo” e “classico” di frullati alla frutta, hanno dimostrato una preferenza per l’assortimento “nuovo” rispetto a chi era stato collocato nella stanza ordinata. Chi, quindi, ricopre un ruolo in cui è richiesta creatività e deve produrre nuovi contenuti, come grafici, sviluppatori, artisti, artigiani, può permettersi un certo caos sulla scrivania, in modo da non doversi preoccupare di tenere l’ambiente in ordine ed essere circondati da diversi stimoli, che contribuiscono alla nascita di nuove idee. Ciò è particolarmente utile anche in lavori in cui la creatività non è necessariamente la norma, ma viene richiesta nel momento in cui si iniziano a raccogliere spunti per un nuovo progetto. In questo caso il team di lavoro, riunito intorno ad un tavolo, può permettersi di condividere liberamente i pensieri e contributi di ognuno, sotto forma di brainstorming, senza prestare troppa attenzione alla forma o alla precisione e senza preoccuparsi di rispettare ordine o convenzioni. Si procederà solo in una seconda fase a riordinare e sintetizzare i diversi contributi individuali in una o più idee concrete.

Ma attenzione: se siete una persona disordinata e a questo punto state festeggiando per aver trovato il modo di difendere il vostro “caos organizzato”, ho cattive notizie per voi.

Nonostante gli effetti benefici del disordine sulla creatività, una scrivania caotica ha conseguenze negative dal punto di vista psicologico sia sul lavoratore stesso sia sui suoi clienti. Infatti, avere una postazione ingombra di appunti e documenti, soprattutto se già presenti in maniera disordinata dalla prima mattina, aumenta la sensazione di avere molto lavoro da svolgere ed incrementa la percezione di stress; il rischio maggiore è che il lavoratore si senta sopraffatto dalla mole di compiti da portare a termine e abbia una maggiore difficoltà nell’organizzazione mentale delle diverse attività. Il dipendente disordinato rischia quindi non trovarsi più a suo agio in un caos che perde la sua “organizzazione” e che richiede tempo o l’interruzione di altri compiti per trovare il materiale necessario allo svolgimento dell’attività lavorativa. Inoltre i clienti, nei lavori in cui il contatto con il pubblico è molto frequente, rischiano di formarsi un’idea negativa del lavoratore disordinato, che appare poco preciso, pigro e meno professionale.

A volte, quindi, bisogna ricordarsi che la scrivania non è un archivio e che è necessario riordinare. Per favorire questa pratica, negli USA è stato indetto il “Clean Desk Day”, ovvero il giorno in cui tutti quanti rimettono ordine nel caos che regna sulle proprie scrivanie e postazioni lavorative, sia fisiche, sia virtuali, come il desktop del computer. Nonostante mettere ordine richieda tempo, sottratto ad altre attività lavorative, questo verrà poi recuperato in seguito, quando si saprà con certezza dove si trova quel determinato documento e si riuscirà a recuperarlo immediatamente in caso di bisogno. Inoltre, mantenere l’ordine sulla scrivania non rappresenta solo un fattore estetico, rilevante soprattutto per chi lavora a contatto con il pubblico o riceve i clienti, ma ha effetti psicologici positivi sia sul singolo lavoratore sia sui colleghi. Una scrivania ordinata aumenta la percezione di riuscire a tenere sotto controllo il proprio lavoro, affrontando un problema per volta e riuscendo ad organizzarsi meglio dal punto di vista pratico e mentale. Ciò non si limita solamente all’ambiente lavorativo ma ha effetti anche sulla nostra vita di tutti i giorni: la scuola di pensiero dello Space Clearing, basata sull’applicazione del Feng Shui, sostiene che l’ambiente esterno rappresenta una manifestazione del nostro “ambiente” interno; mettere ordine sulla propria scrivania o svuotare i cassetti dai fogli inutili ha un effetto catartico e permette di liberarsi del superfluo anche nella vita di tutti i giorni. Effetti positivi dell’ordine che vanno oltre l’attività professionale sono stati dimostrati anche nello studio di Vohs, Redden e Rahinel (2013); ambienti ordinati promuovono scelte sane ed etiche, stimolando le persone a comportarsi secondo le aspettative e le norme sociali e spingendoli ad allinearsi a valori etici e tradizionali. Durante l’esperimento, infatti, i partecipanti collocati in un ambiente ordinato hanno donato in beneficenza più del doppio di denaro rispetto alle persone nella stanza disordinata. In base a quanto dimostrato dallo studio, inoltre, lavorare in un ambiente ordinato potrebbe avere influenza non solo sulla pratica professionale ma anche sulle scelte di vita: i partecipanti assegnati alla stanza in ordine hanno scelto spuntini e snack più salutari (una mela) rispetto a chi era in un ambiente disordinato (una barretta di cioccolato). Una scrivania ordinata ha quindi effetti positivi sul benessere fisico e psichico del lavoratore oltre a ridurre lo stress all’interno dell’ambiente di lavoro, limitando le discussioni con i colleghi a causa del proprio caos.

In conclusione, né il disordine né l’ordine sono caratteristiche dell’ambiente lavorativo da demonizzare o da perseguire a tutti i costi, poiché entrambe le situazioni hanno effetti positivi e negativi sul lavoratore e chi gli sta intorno, siano essi colleghi o clienti. Ciò che è importante analizzare, prima di decidere in che modo è consigliabile gestire la scrivania e l’ambiente di lavoro, sono i contenuti dell’attività professionale in generale e in quella precisa fase dell’intero processo (è necessaria creatività o una maggiore organizzazione?), oltre a prestare attenzione all’effetto che il proprio atteggiamento sul lavoro ha sulle performance anche dei propri colleghi.

E la vostra scrivania com’è, perfettamente ordinata o regna un caos “organizzato”?

BIBLIOGRAFIA

Vohs, K. D., Redden, J. P., & Rahinel, R. (2013). Physical Order Produces Healthy Choices, Generosity, and Conventionality, Whereas Disorder Produces Creativity. Psychological Science, 1860 – 1867

Si laurea in Psicologia del Lavoro e delle Organizzazioni nel 1995 ed è iscritta all’Albo Professionale dal 1997. Frequenta la Scuola di Formazione Formatori del Prof Francesco Avallone ed è specializzata in dinamiche nei piccoli e grandi gruppi, benessere organizzativo, sviluppo del potenziale, coaching individuale, team coaching e gestione psicosociale. Ha una grande esperienza nelle dinamiche di gestione del cambiamento, di gestione dei conflitti interpersonali e aziendali. Ha lavorato nella gestione di processi di riallineamento interfuzionale. Conosce ed ha gestito analisi degli assetti organizzativi, anche in caso di fusione e/o acquisizione aziendale. Ha lavorato come Change Manager in progetti di implementazione ERP per Grandi e Medie Aziende Nazionali e Multinazionali. Entra a far parte del Team SCR selezione e consulenza per le risorse umane nel 2015 e nel 2016 ne diventa Socia.

Si laurea in psicologia clinica e di comunità nel 1996. Dopo una formazione post-laurea in counselling orientativo e professionale, inizia la sua esperienza nel campo della psicologia del lavoro. Prima partecipando alla progettazione e allo sviluppo del servizio SIO della Provincia di Ravenna, primo esperimento pubblico di gestione specialistica dell’incontro tra domanda e offerta di lavoro poi nel 2007 fondando SCR società di consulenza in ambito risorse umane specializzata nella ricerca, selezione e gestione del personale. Stefania è specializzata nella conduzione di colloqui a carattere valutativo, nell’utilizzo di testistica per l’analisi del profilo psicoattitudinale e nella progettazione e realizzazione di assesment e di percorsi di analisi e intervento organizzativo. Attualmente iscritta all’albo degli psicologi della Regione Emilia Romagna.

Si Laurea in Psicologia Clinica e di Comunità nel 1996, nel 2002 inizia la sua esperienza nel mondo della psicologia del lavora collaborando prima con il Centro per l’Impiego di Ravenna nella progettazione, realizzazione e gestione di azioni (quali, a titolo esemplificativo, tirocini formativi, incontri informativi, formazione individualizzata) finalizzate all’inserimento lavorativo di persone disoccupate. L’interesse per la materia la spinge a frequentare un Executive Master in selezione e valutazione delle risorse Umane svolto presso il Centro di Formazione Manageriale e gestione d’impresa della CCIAA di Bologna. Nel 2007 partecipa, come socia, alla nascita di SCR società di consulenza in ambito risorse umane specializzata nella ricerca, selezione e gestione del personale dove si occupa della gestione di percorsi di selezione, conduzione di colloqui a carattere selettivo, direalizzazione di assessment di gruppo, di utilizzo di testistica specialistica. È iscritta all’Albo degli Psicologi della Regione Emilia Romagna.